Datenschutzhinweise Nextcloud

 

Unabhängig von der DSGVO ist uns der Schutz deiner Daten enorm wichtig, daher legen wir grundsätlich alle Verarbeitungen so transparent wie möglich dar.

Als Mandant von SozialKomplizen oder als Assistenz eines Mandanten möchten wir dir gerne Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserem Angebot bei uns geben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist

SozialKomplizen UG

Bruchsaler Str. 1

74918 Angelbachtal

Weitere Informationen und Kontaktdaten findest du auch auf unserer Homepage unter

www.sozialkomplizen.de/datenschutz

Wer ist unser Datenschutzbeauftrager?

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt:

Marcel Neumann

Bruchsaler Str. 1

74918 Angelbachtal

datenschutz@sozialkomplizen.de

Welche Daten von dir werden von uns verarbeitet? Und zu welchem Zweck?

Im Rahmen unserer Dienstleistungen bieten wir die unsere Nextcloud-Plattform an. Um deine Anmeldung sicher zu ermöglichen, legen wir dir einen Zugang bestehend aus deiner E-Mail-Adresse an. Dabei vergeben wir einen pseudonymisierten Benutzernamen und Anzeigenamen. Auch das Passwort wird von uns als Startpasswort vergeben und sollte von dir geändert werden.

Unsere Nextcloud dient dazu, dir zum einen eine sichere Datenübertragung deiner sensiblen Daten anzubieten. Daneben bietet die Nextcloud weitere Funktionen, die unter anderem einen Kalender, einen Messenger, einen Webmailer sowie Aufgabenverwaltung und mehrere Kontaktbücher anbieten. Diese Liste ist nicht abschließend und kann jederzeit durch uns weitergehend ergänzt werden, wenn es für Nextcloud weitere sinnvolle Funktionen gibt.

Dabei ist es grundsätzlich so, dass alle Funktionen erst nur für dich alleine gedacht sind. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, deine verschiedenen „Programme“ mit anderen Usern in der Nextcloud zu teilen. Dabei ist jedoch das Teilen auf einzelne Gruppen die immer aus Mitarbeitern der SozialKomplizen, einen Mandanten und seinen Assistenzen begrenzt ist. Somit können weder die Mandanten noch die Assistenzen andere Mandanten und Assistenzen wahrnehmen. Jede Assistenz bekommt einen eigenen Ordner, der nur ihr selbst und dem Arbeitgeber zugänglich ist. Daneben bekommt jede Gruppe einen gemeinsamen Ordner, in dem auch weitere Unterordner angelegt werden können. Hier kann zum Beispiel möglich sein, einen Dienstplan abzulegen.

In naher Zukunft kommt die Funktion des gemeinsamen Bearbeitens von Word, Powerpoint und Excel Dokumenten hinzu.

Mit dem Messenger (der absolut Datenschutzkonform ist, da die Daten nur über die hauseigenen Server der SozialKomplizen verarbeitet werden) kannst du sowohl mit den SozialKomplizen als auch mit deinem Arbeitgeber/deinen Assistenzen Kontakt halten. Dabei gibt es verschiedene Funtkionen auch für Gruppengespräche oder Video-Calls. Gerade die Video-Calls bieten hier auch Möglichkeiten, für virtuelle Teamsitzungen.

Grundsätzlich speichern wir alle Dokumente die wir von dir oder Dritten erhalten in die Nextcloud, sodass du alle Unterlagen finden kannst.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Deine Daten verarbeiten wir in diesem Falle auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies ist die sogenannte Interessensabwägung. Hierbei muss ein berechtigtes Interesse durch die SozialKomplizen UG bestehen, dem kein berechtigtes Interesse der Personen, deren Daten verarbeitet werden, entgegensteht. Hierbei reicht es jedoch aus, wenn das Interesse der SozialKomplizen UG mindestens gleichwertig ist, dabei ist grundsätzlich auch nicht das Interesse einzelner Individuen zu beachten, sondern das Interesse der Gruppe.

Unser Interesse besteht hierbei darin, dir eine Plattform zu bieten, die zum einen eine gesicherte Datenübertragung ermöglicht als auch dir weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen, die deinen Komfort erhöht.

Die besonderen Kategorien personenbezogener Daten, hier im expliziten die Gesundheitsdaten verarbeiten wir mit deiner Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Eine Einwilligung muss hierbei nicht schriftlich mithilfe einer Unterschrift erteilt werden. Sie kann genauso in Schriftform (Per E-Mail oder per Post) erfolgen..

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten für die Dauer, des Vertrags bzw. Arbeitsverhältnisses und eventuellen Haftungsansprüchen gespeichert.

Deine besonderen Kategorien personenbezogener Daten werden ebenfalls für die Dauer des Vertrags bzw. Arbeitsverhältnisses beziehungsweise bis zum Erlöschen von eventuellen Haftungsansprüchen gespeichert.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten noch benötigt werden und beim Wegfall des Verarbeitungsgrundes, diese Daten löschen.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Die Personenbezogenen Daten werden nur an dich bzw. im Falle, dass du eine Assistenz bist deinen Arbeitgeber weitergegeben. Genauso verhält es sich mit deinen besonders schützenswerten Daten.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden zum einen in deutschen Rechenzentren der DHV-e-Net GmbH verarbeitet als auch auf unserem Server der webo.hosting. Dieser Server steht in den Vereinigten Königreichen, während webo.hosting in Slovenjen sitzt und daher auch im Wirkungsbereich der DSGVO agiert.

Hierzu haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit webo.hosting abgeschlossen sowie mit DHV-e-Net GmbH.

Deine Rechte als “Betroffene”

Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner  hast  du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit dir dies gesetzlich zusteht.

Ferner hast du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.